El archivo de la Empresa no para de crecer año tras año y sin embargo el espacio de almacenamiento sigue siendo limitado, con frecuencia surge la cuestión de seleccionar material para destruir y liberar espacio, pero siempre queda la duda de si necesitaré algún documento para comprobar una operación, para atender a la Inspección de Trabajo o a la de Hacienda, o para acreditar obligaciones de carácter mercantil.
Esperamos faclitarles la tarea de sanear periódicamente el archivo de la Empresa, con unas pautas básicas de gestión de las distintas clases de documentos.
La regulación fiscal establece un periodo de cuatro años para revisar los impuestos, a computar a partir del último día del plazo voluntario para la presentación de las declaraciones de cada impuesto. De esta forma si el plazo del Impuesto sobre Sociedades finaliza habitualmente el 25 de julio de cada año referido al ejercicio anterior, tendrá que conservar toda la documentación contable hasta que transcurran cinco años. Pero si en un ejercicio se han generado pérdidas que dan origen a una Base Imponible negativa pendiente de compensar con beneficios futuros, entonces el plazo se prolonga hasta los 11 años (desde 2017 hasta 2028).
La normativa mercantil establece mediante el Código de Comercio que los empresarios deben conservar sus libros de contabilidad correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. No obstante, hay recomendaciones de conservación indefinida de los libros oficiales de contabilidad, de las Cuentas Anuales firmadas, de los Contratos a largo plazo (bienes de inversión amortizables), y de las copias de seguridad de documentación oficial y correspondencia.
El marco de conservación documental de la Empresa de carácter fiscal y mercantil acaban por diluir el plazo de conservación de la documentación regulada por la normativa laboral, ya que según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece el plazo de cuatro años para alcanzar la prescripción. Sin embargo, los costes salariales y de seguridad social que se incorporan en la cuenta de pérdidas y ganancias tienen trascendencia contable, mercantil y fiscal, de esta forma quedan superados los cuatro años de la regulación laboral.
